Mein Scrum-Team liefert zu wenig Output? So findest du die Stellschrauben

Es gibt diesen Moment, den viele von uns kennen: Du schaust dir die letzten Sprints deines Scrum-Teams an und stellst fest, dass der Output einfach nicht stimmt. Die Features tröpfeln eher heraus, als dass sie fließen, und irgendwie bleibt das Gefühl, dass mehr drin sein müsste. Aber wo liegt das Problem? Ist das Team überlastet, blockiert, oder gibt es andere Faktoren, die den Output bremsen? In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du strukturiert vorgehst, um die Stellschrauben zu finden und den Output wieder auf Kurs zu bringen.

Analyse der Impediments

Der erste Schritt ist die Analyse der Impediments – der Hindernisse, die das Team daran hindern, sein volles Potenzial zu entfalten. Das kann von technischen Schulden über unklare Anforderungen bis hin zu internen Konflikten reichen. Oftmals bleiben diese Hindernisse im Verborgenen und werden nicht sofort erkannt, weshalb es wichtig ist, regelmäßig Retrospektiven abzuhalten und eine Kultur zu fördern, in der das Team Hindernisse offen anspricht.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, ein „Impediment Board“ zu nutzen, das jederzeit aktualisiert wird, um Blockaden sichtbar zu machen und gezielt zu beseitigen. Teams können auch spezifische Problemfelder durch „Deep Dives“ untersuchen, um tieferliegende Ursachen zu identifizieren und zu lösen. Hierbei ist es wichtig, nicht nur auf die Symptome zu reagieren, sondern die Wurzel des Problems zu finden und anzugehen.

Blick auf Kennzahlen aus der Vergangenheit

Ein weiterer entscheidender Schritt ist der Blick auf Kennzahlen aus der Vergangenheit. Die Velocity, Durchlaufzeiten und Bug-Rates liefern wertvolle Hinweise darauf, wo das Problem liegen könnte. Wenn es starke Schwankungen in der Velocity gibt, kann dies auf eine ungleichmäßige Arbeitslast oder auf ständige Kontextwechsel hinweisen, die das Team aus dem Fluss bringen.

Es kann auch hilfreich sein, sich die „Lead Time“ – also die Zeit von der Aufgabenannahme bis zur Fertigstellung – anzusehen, um herauszufinden, ob es spezifische Engpässe gibt. Manchmal nehmen Teams zu viele Story Points in einen Sprint auf, ohne realistisch einschätzen zu können, was tatsächlich erreicht werden kann. Dies kann zu einer konstanten Überlastung und letztlich zu einem Rückgang der Motivation führen.

Stakeholder-Kommunikation überprüfen

Eine klare und offene Kommunikation mit den Stakeholdern ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden, die den Output beeinträchtigen können. Wenn Stakeholder nicht vollständig informiert sind oder das Team nicht ausreichend in die Diskussionen über Produktvision und Prioritäten einbezogen wird, kann es zu Fehlinterpretationen und unrealistischen Erwartungen kommen.

Es ist ratsam, regelmäßige Reviews zu etablieren, bei denen das Team seine Fortschritte präsentiert und Feedback von den Stakeholdern einholt. Auch eine klare Definition von Kommunikationswegen und Verantwortlichkeiten zwischen Team und Stakeholdern trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dies hilft nicht nur, Missverständnisse zu vermeiden, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen Team und Stakeholdern.

Team-Zusammenhalt stärken

Der Zusammenhalt im Team spielt eine ebenso zentrale Rolle. Ein starkes, kohärentes Team kann Herausforderungen besser meistern und bleibt auch in schwierigen Situationen motiviert. Wenn jedoch Spannungen oder Konflikte im Team bestehen, leidet der Output darunter.
Team-Building-Maßnahmen, regelmäßige Retros und offene Diskussionen über Rollen und Verantwortlichkeiten können helfen, ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen. Es ist wichtig, eine Kultur des Vertrauens und der gegenseitigen Unterstützung zu fördern, in der sich jedes Teammitglied wertgeschätzt fühlt und seine Ideen und Bedenken einbringen kann. Ein starkes Team, das zusammenhält, ist in der Lage, auch unter Druck effektiv zu arbeiten und den Output nachhaltig zu steigern.

Kapazitätsmanagement und Fokus

Kapazitätsmanagement ist ein weiterer kritischer Punkt. Hat das Team wirklich genug Zeit, um sich auf die Sprint-Ziele zu konzentrieren, oder sind sie durch zusätzliche Aufgaben, Meetings oder andere Verpflichtungen abgelenkt?

Es ist entscheidend, die Kapazitäten des Teams realistisch zu bewerten und in die Sprint-Planung einzubeziehen. Wenn Teammitglieder regelmäßig Aufgaben außerhalb des Projekts (Stichwort: Alltag vs. Projekt) übernehmen müssen, kann dies den Fokus auf die eigentlichen Sprint-Ziele beeinträchtigen. Hier gilt es, Prioritäten zu setzen und den Fokus auf das Wesentliche zu legen – „Weniger, aber besser“ kann hier das Mantra sein.

Unklare Anforderungen und Scope Creep

Ein weiteres häufiges Problem ist, dass die Anforderungen unklar oder ständig wechselnd sind. Dies kann dazu führen, dass das Team immer wieder von den eigentlichen Zielen abgelenkt wird und der Output darunter leidet. Scope Creep, also das unkontrollierte Ausweiten des Projektumfangs, ist ein häufiger Grund dafür, dass Teams nicht liefern, was ursprünglich geplant war.

Regelmäßige Backlog-Refinements und enge Zusammenarbeit mit dem Product Owner sind hier unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Team genau weiß, was erwartet wird, und dass keine unerwarteten Zusatzaufgaben den Sprint überfrachten.

Übermäßige Abhängigkeiten

Zuletzt kann es sein, dass dein Team von externen Abhängigkeiten gebremst wird. Wenn das Team ständig auf andere Teams oder externe Ressourcen warten muss, verlangsamt das den gesamten Entwicklungsprozess erheblich.

Hier können koordinierte Synchronisationsmeetings und ein guter Überblick über die Abhängigkeiten helfen. Der Einsatz von Tools wie einem gemeinsamen Release-Plan kann dabei unterstützen, die Abhängigkeiten besser zu managen und Verzögerungen zu minimieren. Wenn du hierzu mehr erfahren willst, empfehlen wir den Artikel zur Zusammenarbeit mehrerer Scrum Teams

Präsenz Anteil erhöhen

Ein höherer Präsenzanteil in Scrum-Teams führt zu einer effizienteren Kommunikation und schnellerer Problemlösung. Wenn Teammitglieder regelmäßig im direkten Austausch stehen, können Hindernisse schneller identifiziert und gelöst werden. Missverständnisse werden reduziert, Entscheidungen werden schneller getroffen und die Zusammenarbeit wird intensiver. Diese Faktoren tragen dazu bei, dass das Team fokussierter arbeitet und den Output spürbar steigern kann.