Das ROTI-Voting zur Bewertung von (agilen) Meetings I Agile Meetings effizienter gestalten

Eins ist klar: So sehr wir auch versuchen, uns dem zu entziehen: Meetings sind weiterhin ein zentraler Bestandteil des modernen Arbeitslebens. Doch allzu oft haben wir das Gefühl, dass wir mehr Zeit in Besprechungen verbringen, als tatsächlich produktive Arbeit leisten zu können. Aufbauend auf meinem letzten Artikel zu Agilen Meetings und wie du diese möglichst effizient und produktiv gestaltest, möchte ich dir heute ein einfaches, aber effektives Tool vorstellen, das dabei einen großen Unterschied machen kann: Hast du schon mal vom ROTI-Voting gehört?

ROTI steht für "Return on Time Invested", also einfach gesagt die Rendite oder der Outcome eines Meetings im Verhältnis zur dafür investierten Zeit. Das ROTI-Voting ist eine einfache und dennoch effektive Methode, um grundsätzlich die Qualität und den Wert eines Meetings zu bewerten. So erhalten Teams eine Grundlage für Handlungsempfehlungen und können langfristig die Produktivität im Arbeitsumfeld steigern.

Welchen Mehrwert kannst du konkret aus der Implementierung des ROTI-Votings ziehen?

1. Transparenz: Das ROTI-Voting gibt den Teilnehmenden eine Möglichkeit, ihr Feedback zum Meeting abzugeben. Das bringt nicht nur klar Stärken und Schwächen zum Ausdruck, sondern schafft eine Grundlage, auf der die Organisatoren gezielt Verbesserungen im Sinne der Teilnehmenden vornehmen können.

2. Fokus auf das Wesentliche: Meetings neigen dazu, sich in verschiedene Richtungen zu verlieren - Zeitverschwendung oft vorprogrammiert. Das ROTI-Voting erinnert daran, dass die Zeit eines jeden einzelnen wertvoll ist und nur für relevante Themen und Diskussionen aufgewendet werden sollte.

3. Verantwortlichkeit fördern: Durch die Bewertung eines Meetings werden alle Beteiligten stärker in die Verantwortung genommen. Die Organisatoren müssen sich bewusst mit der Frage auseinandersetzen, ob das Meeting wirklich notwendig ist und wie es effektiver gestaltet werden kann, um eine positive Bewertung zu erhalten. Gleichzeitig haben es die Teilnehmenden selbst in der Hand, Transparenz über mögliche Schwachstellen zu schaffen und ggf. sogar Anhaltspunkte für mögliche Optimierungen zu liefern.

4. Kontinuierliche Verbesserung: Indem ein ROTI-Voting in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird (es ist nicht notwendig jedes Meeting mit einem ROTI-Voting zu beenden), entsteht ein Prozess kontinuierlicher Verbesserung, an dem alle Beteiligten mitwirken. Die Organisatoren können die Rückmeldungen nutzen, um Meetings gezielt anzupassen und dem Bedarf entsprechend zu optimieren.

5. Ressourcenoptimierung: Zeit und Ressourcen sind begrenzt. Diese effizient einzusetzen ist entscheidend. Niedrige ROTI-Bewertungen eines Meetings, können als Anzeichen dafür dienen, dass diese Ressourcen anderswo besser eingesetzt werden sollten oder fundamentale Veränderungen nötig sind.

Wie erfolgt die Bewertung im ROTI-Voting?

Die Bewertung erfolgt grundsätzlich basierend darauf, wie nützlich, effektiv und produktiv die Teilnehmenden das Meeting empfunden haben. Es lässt sich aber auch individuellen Bedürfnissen anpassen, wenn du gezielt andere Aspekte in den Fokus nehmen möchtest. Davon ausgehend wird die Qualität und der Wert eines Meetings auf einer Skala, zum Beispiel von 1 bis 5, wobei jede Bewertung eine spezifische Bedeutung hat, bewertet.

Du kannst dich an den folgenden fünf Bewertungsstufen und ihren Bedeutungen im ROTI-Voting orientieren:

1. Wertlos (1): Eine Bewertung von 1 bedeutet, dass das Meeting aus Sicht des Teilnehmenden absolut wertlos war. Die Zeit wurde verschwendet, es gab keine relevanten Informationen oder Diskussionen, und der Teilnehmende fühlte sich höchstwahrscheinlich frustriert oder unzufrieden.

2. Verschwendete Zeit (2): Eine Bewertung von 2 zeigt an, dass das Meeting wenig bis keinen Mehrwert gebracht hat. Die Informationen oder Diskussionen waren nicht ausreichend relevant oder produktiv, und der Teilnehmende empfand die investierte Zeit als größtenteils verschwendet.

3. Durchschnittlich (3): Eine Bewertung von 3 bedeutet, dass das Meeting okay war, aber es Raum für Verbesserungen gibt. Das Meeting hatte einige nützliche Inhalte oder Diskussionen, aber es gab auch Elemente, die verbessert werden könnten, um es effizienter oder produktiver zu gestalten.

4. Wertvoll (4): Eine Bewertung von 4 zeigt an, dass das Meeting wertvoll war und der Teilnehmende daraus einen klaren Nutzen gezogen hat. Die Informationen waren relevant, Diskussionen waren produktiv, und der Teilnehmende empfand seine Zeit gut investiert.

5. Ausgezeichnet (5): Eine Bewertung von 5 bedeutet, dass das Meeting hervorragend war und einen außerordentlichen Mehrwert bot. Die Informationen und Diskussionen waren äußerst nützlich, das Meeting war gut strukturiert und effizient geführt, und der Teilnehmende empfand die investierte Zeit als äußerst lohnend.

Bedenke, dass die Bewertung subjektiv ist und von den individuellen Erwartungen, Bedürfnissen und Erfahrungen eines jeden einzelnen Teilnehmenden abhängt. Deshalb ist es hilfreich, die Skala und die entsprechenden Bedeutungen vor dem ROTI-Voting klar zu erklären, ggf. sogar selbst zu erarbeiten, damit die Teilnehmenden ihre Bewertungen auf einer einheitlichen Basis abgeben können. Weiter kann die Durchschnittsbewertung des Meetings dann dazu verwendet werden, um die allgemeine Effizienz und den Wert der Sitzung zu bewerten.

Welche Methoden zur Durchführung gibt es?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das ROTI-Voting durchzuführen, je nach den Bedürfnissen und Vorlieben deiner Organisation sowie den technischen Ressourcen, die dir zur Verfügung stehen.

1. Mündlich: Der einfachste Weg ein ROTI-Voting durchzuführen ist es das Feedback der Teilnehmenden am Ende des Meetings mündlich zu erfragen. Achte allerdings darauf, das Ergebnis und vor allem eventuelle Verbesserungsvorschläge und Ansatzpunkte transparent zu dokumentieren, damit du auch zu einem späteren Zeitpunkt auf die Ergebnisse bauen und gegebenenfalls die Entwicklung abbilden kannst.

2. Anonyme Abstimmung: Wenn es deinem Team schwer fällt in offener Runde ehrliches Feedback zu geben und ihr Wert auf Anonymität legt, verteilst du Zettel und Stifte an die Teilnehmenden und bittest sie, ihre ROTI-Bewertung darauf zu notieren.

3. Digitale Umfrage-Tools: Es gibt viele Online-Umfrage-Tools, die speziell für die Durchführung von Meinungsumfragen und Bewertungen entwickelt wurden. Plattformen wie Mentimeter, Google Forms, SurveyMonkey oder Microsoft Forms ermöglichen es, ROTI-Bewertungen elektronisch zu sammeln. Du kannst einfach eine Umfrage erstellen und den Teilnehmenden den Link zur Umfrage am Ende des Meetings zur Verfügung stellen.

4. Chat-Plattformen: Wenn dein Team eine Chat-Plattform wie Slack oder Microsoft Teams nutzt, könntest du eine spezielle Chatnachricht erstellen, in der die Teilnehmer ihre ROTI-Bewertungen in einem dezidierten Kanal oder über eine private Nachricht abgeben können.

5. Meeting-Management-Tools: Einige Meeting-Management-Tools und Plattformen bieten eingebaute Funktionen zur Bewertung von Meetings. Hier können die Teilnehmenden direkt im Tool ihre Bewertungen abgeben, die Ergebnisse werden automatisch erfasst und angezeigt.

6. Handsignale: Wenn ein physisches Meeting stattfindet, können Teilnehmende ihre Bewertung über Handsignale abgeben, um ihre ROTI-Bewertungen anzuzeigen.

7. Moderierte Diskussion: Ein Moderator oder eine Moderatorin kann eine offene Diskussion darüber führen, wie die Teilnehmenden das Meeting empfunden haben, und dann eine kollektive Bewertung auf der ROTI-Skala abstimmen lassen.

Die Wahl der Methode hängt von Faktoren wie der Unternehmenskultur, der technischen Infrastruktur und den individuellen Vorlieben der Teilnehmenden ab. Probiere hier gerne verschiedene Methoden aus, um herauszufinden, was für dich und dein Team am besten funktioniert, um ehrliches und wertvolles Feedback von den Teilnehmenden zu erhalten.

Damit du nun gleich in die Umsetzung kommen kannst und den Mehrwert erleben kannst:

Wie funktioniert ein ROTI-Voting?

Die Umsetzung des ROTI-Votings fußt vor allem auf klarer Struktur und offener Kommunikation bzw. Feedbackkultur.

1. Informiere über das ROTI-Voting: Als Organisator:in solltest du die Teilnehmenden zu Beginn darüber informieren, dass das ROTI-Voting am Ende des Meetings durchgeführt wird. Dies ermutigt sich auf die Produktivität des Meetings zu konzentrieren und diese währenddessen konsequent hinterfragen.

2. Gestalte das Meeting so effizient und produktiv wie möglich: Eine klare Zielformulierung, eine Agenda und disziplinierte Diskussionsführung können helfen, dass das Meeting den Zeitinvestitionen der Teilnehmenden gerecht wird, um nur einige Beispiele zu nennen. Mehr Input, wie du Meeting möglichst effizient und produktiv gestaltest findest du auch im Artikel „Agile Meetings: Wie du Meetings effizient und produktiv gestaltest“.

3. Bitte die Teilnehmenden aktiv um ihre Bewertung: Am Ende des Meetings sollten die Teilnehmenden aufgefordert werden, ihre ROTI-Bewertung abzugeben. Dies kann mündlich, anonym oder über digitale Tools erfolgen, je nachdem, was am besten zur Unternehmenskultur und den Bedürfnissen deines Teams passt.

4. Nutze das Feedback für nachhaltige Verbesserung: Als Organisator:in solltest du die erhaltenen ROTI-Bewertungen analysieren und Maßnahmen zur Verbesserung ableiten.

Effizienzsteigerung durch ROTI-Voting

Die Zeit deiner Mitarbeitenden ist kostbar. Die Art und Weise, wie Meetings abgehalten werden, beeinflusst direkt die Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz, zahlt aber auch entscheidend auf die Motivation der Beteiligten ein. Durch die einfache und unkomplizierte Implementierung eines ROTI-Votings am Ende eines Meetings kannst du deine Meetings nicht nur gezielter und wertvoller gestalten und die Rendite für die investierte Zeit aller Beteiligten maximieren, sondern auch langfristig die Gesamteffizienz deiner Organisation steigern.

Was ich dir noch mitgeben möchte: Als verantwortliche Person ist es für viele anfänglich ungewohnt, aktiv um Feedback zu bitten und vielleicht sogar unangenehm auch negativere Bewertungen anzunehmen. Behalte immer im Hinterkopf: Es handelt sich nicht um eine Bewertung deiner Person, sondern um das subjektive Empfinden Teilnehmender zur Gestaltung deiner Meetings und das kann komplett unterschiedlich ausfallen. Nimm dieses offen auf, positiv wie negativ, und bitte auch gezielt um Verbesserungsvorschläge. Arbeitet gemeinsam daran immer besser zu werden – transparentes Feedback ist der erste Schritt!

Also, was meinst du? Probierst du es mal aus? Oder hast du vielleicht schon mal ein ROTI-Voting in deine Meetings eingebaut? War es hilfreich und hat es dir und deinem Team dabei geholfen eure Meetings effizienter zu gestalten? Ich bin gespannt!