Scrum Einführung: Wie führe ich Scrum ein? Ein konkreter Leitfaden 👆

Lass mich an dieser Stelle davon ausgehen, dass deine Organisation, die Scrum einführen möchte, sich bereits mit den Grundlagen der Agilität auseinandergesetzt und diese verstanden und für gut befunden hat. Dass Agilität keinen Selbstzweck hat und dass Scrum nicht der Hammer ist, mit dem jede Schraube zum Nagel wird, sollte auch bereits klar sein. Im Idealfall wurde sogar schon geklärt, dass das Projekt, das mit Scrum bewältigt werden soll, sich überhaupt dafür eignet. Nicht?! Dann wird es Zeit …

1. Stelle sicher, dass Scrum das richtige Mittel ist

Es gibt Arbeitsaufträge, bei denen es sinnfrei ist, iterativ-inkrementell vorzugehen, also in kleinen Zyklen von 2-4 Wochen Stück für Stück die Software, das Produkt oder den Service zu bauen. Doch genau hierfür wurde Scrum erschaffen!

Der Auftrag ist klar, die Anforderungen sind gut beschrieben, ihr habt sowas schon öfter gemacht und es ist unwahrscheinlich, dass es häufige Änderungen auf Kundenseite oder große Überraschungen am Markt geben wird? Dann kannst du an dieser Stelle aufhören zu lesen, denn Scrum wird dich und dein Team oder dein Unternehmen an dieser Stelle nicht weiterbringen. Was nicht heißt, dass du Agilität komplett vergessen musst – ein agiles Mindset als Baustein der eigenen Persönlichkeitsentwicklung anzunehmen kann nie schaden, und andere agile Frameworks wie Kanban oder OKR können dir durchaus gute Dienste erweisen.

2. Sorge für Klarheit über den Scrum-Prozess, die Events und Verantwortlichkeiten

Alle Beteiligten sollten den Ablauf von Scrum in seinen einzelnen Scrum Events verstanden haben. Die Theorie ist nicht so wild – 13 Seiten umfasst der Scrum Guide auf Deutsch. Außerdem musst du dafür sorgen bzw. dich rückversichern, dass der Sinn hinter dem Umstieg auf Scrum und die damit schrittweise einhergehende Vermittlung des agilen Mindsets von deinen Leuten verstanden worden ist. Denn wenn der Sinn fehlt, wenn eine Veränderung nur als neues Spielzeug des Managements oder sogar als eine Form von Schikane interpretiert wird, dann ist dein Team vermutlich von Anfang an im Widerstand. Was ganz natürlich ist, aber eben durch klare Kommunikation und Transparenz rechtzeitig verhindert werden kann.

Kleiner Exkurs – denn besonders hervorheben möchte ich den Ausdruck „Event“ statt „Meeting“: Ein häufiger Kritikpunkt ist: „Äääh, da haben wir jetzt ja noch mehr Meetings als vorher!“. Das stimmt nur, wenn man sie nicht richtig aufsetzt. Der Gedanke hinter den Scrum Events ist, dass es außer Refinement, Planning, Dailies, Review und Retro keine weiteren Zusammenkünfte braucht – außer, ihr müsst Experten aus dem Umfeld zu Rate ziehen, einen Konflikt mit Stakeholdern – das sind die Menschen, die in irgendeiner Form ein Interesse daran haben, was ihr tut und dass es gut wird! – lösen oder habt Abhängigkeiten zu anderen Teams. Das kommt vor, sollte aber eher die Ausnahme als die Regel sein.

Auch wenn Teammitglieder zusätzlich noch in einer Linienfunktion arbeiten, können Scrum-Events wie eine Zusatzbelastung wirken. Hier hat dein Scrum Master die Arbeit. Möglicherweise kann ihn der Agile Coach der Organisation dabei unterstützen, auf Management-Ebene dafür zu sorgen, dass Scrum-Teammitglieder zu 100% für die Arbeit im Team eingeplant sind. Ein Scrum-Event ist ein zeitlich begrenztes Erlebnis mit einem klaren Ergebnis – etwas, was in sehr vielen klassischen Meetings Wunschdenken ist …

Welche Scrum Accountability, also Verantwortlichkeit für was verantwortlich ist, wieso ein Scrum Master auch ein toller Coach und Vermittler sein sollte und der Product Owner kein Projektleiter mit Weisungsbefugnis ist, findest du am besten in einem guten Scrum-Kurs für Einsteiger heraus.

3. Bilde ein Team und treffe Software- bzw. Architektur-Entscheidungen

Ein erfolgreiches Scrum-Team ist mehr als nur die Summe seiner Mitglieder. Es benötigt eine Kombination aus verschiedenen Fähigkeiten und Persönlichkeiten, um effizient und effektiv arbeiten zu können. Das bedeutet, dass Entwickler, Tester, Designer und alle anderen relevanten Rollen eng zusammenarbeiten müssen. Dies gilt natürlich auch, wenn du Scrum in HR, Vertrieb, oder anderen Bereichen einsetzen willst.

Gleichzeitig solltest du nach Möglichkeit bereits zu Beginn der Reise klare Entscheidungen bezüglich z.B. verwendeter Software und System-Architektur treffen. Dies bietet dem Team eine klare Richtung und verhindert zukünftige Hindernisse. Es geht dabei nicht darum, von Anfang an alles perfekt zu machen, sondern eine solide Basis zu schaffen, auf der das Team aufbauen kann. Denn nur mit einer robusten Architektur lassen sich die Anforderungen des Backlogs effizient umsetzen.

4. Habe einen Product Owner mit Produktvision

Der Product Owner (PO) spielt in Scrum eine entscheidende Rolle. Er ist der Hüter der Produktvision und stellt sicher, dass das Team immer am wertvollsten Feature oder Produktmerkmal arbeitet. Doch was bedeutet das genau?

Stell dir die Produktvision als eine Karte vor, die dir den Weg zu deinem Ziel, dem fertigen Produkt, zeigt. Diese Karte hilft dem gesamten Team zu verstehen, wohin die Reise gehen soll. Doch um den besten Startpunkt zu finden und schnelles Feedback zu erhalten, fokussiert sich der PO häufig zuerst auf das Minimum Viable Product (MVP). Das MVP ist eine Version des Produkts mit der minimalen Anzahl an Features, die jedoch ausreichend sind, um es den ersten Nutzern zur Verfügung zu stellen und wertvolles Feedback zu sammeln. Mit diesem Feedback kann das Produkt dann schrittweise weiterentwickelt und verbessert werden.

Dieses MVP muss nicht zwingend das Ergebnis eures ersten Sprints sein, sondern vielleicht des ersten Quartals. Oft ist ein Feature insgesamt noch nicht vorzeigbar, einzelne Funktionalitäten können jedoch vorher trotzdem schon demonstriert werden.

5. Bilde ein Backlog und mache ein initiales Refinement

Das Product Backlog ist das Kernstück von Scrum. Es listet alle Features, Anforderungen und Aufgaben auf, die für das Produkt umgesetzt werden sollen. Sie werden priorisiert nach ihrem Wert für den Kunden oder das Unternehmen. Im Idealfall nutzt du hierfür keine Excel-Tabelle, sondern direkt ein Scrum-Board – das kann einfach ein Whiteboard mit Klebezetteln sein, heutzutage nehmen die meisten Teams jedoch eine Software wie Jira, Asana oder Azure DevOps, um die Komplexität des Produktes und den Arbeitsfluss in häufig regional verteilten Teams abbilden zu können. Mach dir klar, dass sich dieses Backlog ständig verändert und deshalb gepflegt werden möchte.

Das Anlegen eines Backlogs ist allerdings nur der erste Schritt. Damit dein Team weiß, wie es die verschiedenen Einträge umsetzen soll, ist ein initiales Product Backlog Refinement notwendig. Hierbei arbeitet das Team eng mit dem Product Owner zusammen, um ein klareres Verständnis für jedes Item zu bekommen. Fragen werden geklärt, Details besprochen und Aufgaben geschätzt. Dieser Prozess stellt sicher, dass dein Team bestens vorbereitet in den ersten Sprint starten kann und genau weiß, welche Aufgaben es zu erledigen gilt.

6. Schreibe eine Definition of Ready / of Done

Die kleinteilig heruntergebrochenen Aufgaben werden in Scrum als User Stories geschrieben. Doch wann ist eine User Story überhaupt so weit, dass du sie für einen Sprint einplanen kannst? Gegen welche Kriterien wird sie am Ende abgenommen, wenn die Entwickler „erledigt!“ rufen? Deshalb setzt du dich als nächstes mit deinem Team zusammen und ihr überlegt, was nötig ist, damit eine Aufgabe wirklich sinnvoll bearbeitet werden kann. Ohne, dass du alle fünf Minuten losrennen und weitere Fragen klären musst – was zu unerwünschten Meetings samt Verlust wertvoller Entwicklungszeit führen würde. Wer nimmt das Ticket – als solches legst du die User Story in deinem Scrum-Board an – am Ende ab? Sind alle Abhängigkeiten geklärt? Welchen Komplexitätsgrad in Story Points oder T-Shirt-Größen hat die User Story? Ist sie so beschrieben, dass jedes Teammitglied sie versteht? Welche anderen User Stories stehen damit in Verbindung? Diese und andere Fragen müssen zu Beginn in der Definition of Ready geklärt sein.

Am Ende des Lebenszyklus einer User Story greift dann die Definition of Done: Hier legt ihr gemeinsam fest, welche Qualitätskriterien, Anforderungen und Dokumentationen (ja, ein nötiges Mindestmaß an Doku gibt’s auch in Scrum!) erfüllt sein müssen, damit die User Story im Board in die Spalte „done“ gezogen oder ein ganzes Feature dem Kunden gezeigt werden kann.

7. Plane den ersten Sprint und lege los

Jetzt gilt es noch, im ersten Planning ein Ziel für die erste Iteration festzulegen. Tipp für dich und dein Team: Plant pessimistisch, nehmt euch nicht zu viel vor! Besser ist es, am Anfang ein Erfolgserlebnis zu haben, schrittweise dazuzulernen und von Sprint zu Sprint die Performance zu steigern, als zu Beginn von etwas Neuem das gesamte Team zu frustrieren.

Zuvor braucht es möglicherweise noch ein Refinement, um die Dinge, die sich der Product Owner als Idee für ein Sprintziel ausgeguckt hat, tieferzulegen: Neue Anforderungen? Unklarheiten? Dann ein letztes Schätzen für neu hinzugekommene oder überarbeitete User Stories, ein klares Team-Commitment zum Sprintziel, und los geht die Reise! Es geht darum, aus Erfahrung zu lernen, deshalb müssen diese Erfahrungen schnellstens gemacht werden.

Das Sprintziel darf und sollen deine Entwickler übrigens mit dem Product Owner diskutieren und verhandeln – sie müssen nicht kommentar- und widerspruchslos annehmen, womit er in die Planungs-Session gekommen ist … Die Wahrscheinlichkeit ist größer, dass das Ziel erreicht wird, wenn das gesamte Team dahintersteht.

Es ist ok, wenn es in den ersten Sprints knirscht und qualmt – Autofahren hast du schließlich auch nicht nach zwei Wochen flüssig beherrscht!

8. Erstelle etwas von Wert und achte auf kontinuierliche Verbesserung

In der agilen Welt dreht sich alles um Wert. Es geht darum, nicht nur irgendwas zu erstellen, sondern sicherzustellen, dass das, was dein Team produziert, einen echten Mehrwert für die Nutzer oder das Unternehmen bietet. Jede Zeile Code, jedes Design und jede Entscheidung sollten darauf ausgerichtet sein, den größtmöglichen Wert zu liefern.

Doch wie kannst du sicherstellen, dass dies auch tatsächlich geschieht? Indem du von Anfang an ein starkes Feedback-System einführst. Nutze das Feedback deiner Kunden, Nutzer oder Stakeholder, um dein Produkt stetig zu optimieren. Hierbei geht es nicht nur darum, Fehler zu korrigieren, sondern auch darum, neue Möglichkeiten zu erkennen und auf Veränderungen im Markt oder bei den Nutzerbedürfnissen zu reagieren. Das Event, bei dem es um dieses Feedback geht, ist die Review.

Die kontinuierliche Verbesserung sollte jedoch nicht nur das Produkt betreffen, sondern auch das Team und die Arbeitsweise. Scrum bietet mit seiner Retrospektive ein festes Ritual, bei dem das Team regelmäßig reflektiert, was gut läuft und wo es Verbesserungspotential gibt. Nutze diese Gelegenheit, um Prozesse zu optimieren, Kommunikation zu verbessern, Konflikte zu klären und Hürden aus dem Weg zu räumen.

Jede Retro ist auch gleichzeitig ein Teambuilding und hat – wenn eine offene Fehlerkultur gelebt wird, psychologische Sicherheit existiert und das agile Mindset wachsen darf – einen enormen Einfluss auf den Erfolg und den Weg hin zu einem hoch performanten Team.

Scrum-Einführung: Und wie mache ich das nun ganz konkret?

Der schönste Weg ist es natürlich, sich mit dem Scrum-Team in spe oder den Menschen, die sich zu Teams zusammenfinden sollen, persönlich zu treffen. Im Idealfall habt ihr einen erfahrenen Agile Coach an eurer Seite und 1-3 Tage Zeit, um die Grundlagen von Scrum in einem Training zu lernen und euch in einem Workshop als Team(s) aufzustellen, die Produktvision, die System-Architektur, die Auswahl der Tools wie Jira, Asana oder Azure DevOps zu besprechen. Auch danach wird es noch ein bisschen dauern, bis ihr euren ersten Sprint starten könnt: Scrum Master und Product Owner brauchen möglicherweise Einzelcoachings, das Product Backlog muss erstellt werden, Epics oder Features in User Stories runtergebrochen werden. Die Workshops für Definition of Done / Ready macht ihr an einem anderen Tag. Doch es ist durchaus möglich, innerhalb von zwei bis vier Wochen als Team startklar zu sein für das Abenteuer „erster Sprint“.