Confluence – Alles, was du zum Enterprise-Wiki wissen musst

Confluence dient als sogenanntes Enterprise-Wiki Unternehmen als Plattform, um für ihre Mitarbeiter Wissensaustausch, einfache Kommunikationswege, Projektzusammenarbeit und Dokumentation zu vereinen. Doch was kann Confluence wirklich und wird es seinem guten Ruf gerecht?

Was ist Confluence?

Confluence kommt aus den Atlassian Reihen und lobt sich selbst „zentrale Datenbank für Ihr Unternehmen“. Die Software vereint all die wichtigen Elemente, die für die Zusammenarbeit in Teams vor allem in Zeiten von Remote-Working und Home-Office wichtig sind. Klare Strukturen und einfaches Design schaffen einen unkomplizierten Einstieg in die Software und sollen auch technisch „unbegabteren“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht zu schwerfallen. Seit Confluence erstmals 2004 erschienen ist, hat sich in dem Programm viel getan. Die letzte Version erschien im Januar 2021.

Welche Funktionen hat Confluence?

Als „Unternehmens-Wiki“ dient Confluence zum einen als Wissensdatenbank. Vor allem im Kundenkontakt ist es wichtig, dass Mitarbeiter auf einem Wissensstand sind und auf Fragen von Kunden einheitlich antworten. Confluence verspricht eine einfache Übersicht und simple Such und Filtermöglichkeiten, um schnell und gezielt an Unternehmensinformationen zu gelangen.

Die User können diese Informationsseiten, sowie andere Dokumentationen und Produktanforderungen selbst erstellen und anderen zur Verfügung stellen. Auch Vorlagen für Best Practices stehen zur Verfügung. Im Prinzip kann man Confluence in dieser Hinsicht als eine Art Cloudservice sehen, auf der man unternehmensintern Informationen und Dokumente teilen und schnell auffinden kann.

Dazu kommt auch die Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten. Mehrere Mitarbeiter können somit gleichzeitig an einem Projekt arbeiten und Seiten bearbeiten. Ein persönlicher Feed gibt jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin einen Überblick zu ihrem Arbeitsstand. In Chats können die Teams untereinander kommunizieren und sich zu den Informationen oder Neuigkeiten austauschen.

Wie ist Confluence aufgebaut?

Teammitglieder können ihre Startseite, also ihr Feed persönlich gestalten. Sie sehen Aufgaben, bekommen Benachrichtigungen und Nachrichten.

Das Dashboard lässt sich in fünf Bereiche aufteilen. Ganz links finden sich die sogenannten Seiten des Firmen-Wikis. Hier sieht die Person alle Seiten, für die sie Leserechte hat. Diese Seiten werden in Bereiche aufgeteilt, welche verschiedene Funktionen haben können.

Bereiche werden einfach erstellt, bearbeitet und angepasst. Zugriff hat jeder, der berechtigt ist. Teammitglieder können sich auch persönliche Bereiche für Notizen und anderem anlegen, auf die nur sie zugreifen dürfen. Confluence stellt zahlreiche Vorlagen für Bereiche zur Verfügung, um sie für die unterschiedlichsten Projekte und Aufgaben zu nutzen.

So lassen sich ganz einfach Projektpläne, Listen, Informationsseiten und vieles mehr erstellen und mit all seinen oder nur bestimmten Kollegen und Kolleginnen teilen.

Zusätzlich lässt sich Atlassins’s Confluence ganz einfach mit anderen Tools und Apps, wie Jira oder Trello verbinden.

Was sind die Vorteile?

Confluence genießt bereits einen guten Ruf und wird von Firmen, wie der Deutschen Bahn oder der Bundeswehr genutzt. Doch was macht Confluence so gut?

Die Software bietet vor allem Transparenz. Alle Mitglieder (mit Zugriffsrechten) können zur selben Zeit dieselben Arbeitsschritte sehen und nachverfolgen. Informationen stehen allen zu und können von allen Beteiligten gleich gefunden und nachvollzogen werden.

Bei Confluence ist im Grunde alles für alle sichtbar! Das kann für einige erstmal ungewohnt sein, bringt aber auch viele Vorteile mit sich. Speziell unter Flächen wie „All Updates“ erfährt man im Grunde von allem, was im Unternehmen so vor sich geht. Der Wissenstransfer, der dadurch geschaffen wird, ermöglicht es allen Mitarbeitern auf einem Stand zu sein und vor allem auch dieselben Informationen nach außen weiterzugeben.

Zudem vereint Confluence alle wichtigen Bereiche, die für eine funktionierende Zusammenarbeit erforderlich sind. Anstatt viele unterschiedliche Programme und Tools für einzelne Funktionen zu verwenden, können Teams das nun alles an einem Ort machen. Vor allem Firmen, die remote arbeiten haben dadurch trotzdem eine Art „shared workspace“ an dem sie alles zusammentragen können.

Auch das beliebte Projektmanagement Tool Jira stammt aus der Atlassian Familie und lässt sich daher am besten mit Confluence verbinden und gemeinsam anwenden. Für bereits zahlreiche Jira-Liebhaber ein klarer Vorteil.

Zu guter Letzt sind auch die Vorlagen, die Confluence einem zur Verfügung stellt eine große Unterstützung und können vielen Nutzerinnen und Nutzern das Leben um ein Vielfaches leichter machen.

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Ist Confluence etwas für mich?

Confluence bietet einfaches und transparentes Arbeiten für Teams. Für solche, die sich ein Büro teilen, aber vor allem auch solche, die sich hauptsächlich remote koordinieren müssen. Denn gerade diese Teams müssen neue Wege finden, Informationen auszutauschen, zu kommunizieren und zusammen an einem Projekt zu arbeiten. Confluence ermöglicht ein unglaublich hohes Maß an Transparenz. Gerade das erleichtert vielen Anwendern die Arbeit und schreckt andere ab. Vor allem im Kundenkontakt ist der Wissensaustausch, der dadurch ermöglicht wird allerdings ein großes Plus.

Grundsätzlich ist Confluence für jeden etwas, der gerne alles an einem Ort hat. Da Atlassian im Grunde auch für jedes denkbare Tool eine App hat, kann man auch dadurch all seine Werkzeuge an einem Platz sammeln.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Confluence hilfreich für jede Art von Team sein kann, das (gerne) digital arbeitet und ständig auf der Suche nach neuen, hilfreichen Lösungen ist.

Für ein Team bestehend aus 10 oder weniger Mitgliedern ist Confluence (minus weniger Funktionen) kostenlos verfügbar. Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Abo-Modelle, die bei 50 $ im Monat beginnen.

Um einen Blick in das Programm zu werfen und herauszufinden, ob es zu einem und seinem Team passt, sollte die Gratisversion oder die weiteren Testversionen reichen.

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