Trello – Wie du mit dem Programm zum Organisationsprofi wirst!

Alle deine Aufgaben im Blick behalten? Nie mehr etwas vergessen? Erfolge feiern? Und Aufgaben anderen zuteilen? All das verspricht der Aufgaben-Verwaltungsdienst Trello und ist damit seit Jahren sehr beliebt am Markt.

Was ist Trello?

Aufbauend auf der Kanban Methode verspricht das digitale To-Do-System den perfekten Überblick über all seine Aufgaben. Diese werden auf kleinen Kärtchen (die Übersetzung des japanischen Wortes Kanban) vermerkt und können dann in unterschiedliche Spalten gezogen werden. Die klassische Variante von Kanban wäre dabei die Aufgaben in „To Do“, „Doing“ und „Done“ aufzuteilen. Das ist allerdings selbstverständlich individuell personalisierbar und der Gestaltung des Trello Boards sind dabei keine Grenzen gesetzt. Trello selbst verspricht das „Wahrwerden organisatorischer Träume“. Das sehen wir uns mal genauer an.

Wie ist Trello aufgebaut?

Das Trello Board ist simpel, übersichtlich und dazu noch ästhetisch gestaltet. Es besteht aus Listen, die wiederum Karten beinhalten. Diese Karten sind im Normalfall dann die betreffenden Aufgaben. Sie lassen sich mit Deadlines versehen, können bestimmten Kategorien und Personen zugeteilt und in verschiedene Listen gezogen werden. Die Karte selbst trägt nur den Titel der Aufgabe, doch klickt man sie an, können spezifischere Informationen zu dieser Aufgabe aufgerufen werden. Das sind beispielsweise Checklisten oder genauere Anforderungen und Notizen.

Selbstverständlich haben Trello-Nutzerinnen und Nutzer in vielen Fällen mehrere Boards, die sie entweder alleine nutzen oder mit Kollegen oder Familienmitgliedern teilen.

Zusätzlich gibt es für Trello noch zahlreiche, sogenannte Power-Ups, also Applikationen, die sich mit Trello verbinden lassen. Das sind, um nur wenige zu nennen, beispielsweise SCRUM, Microsoft Teams, Jira, Burn-Down Charts und viele mehr.

Die Kanban Methode bewährt sich

Die Kanban Methode funktioniert nach dem sogenannten Pull-Prinzip. Kanban Nutzer ziehen also ihre Aufgaben (meist aus einem größeren Aufgaben Pool) und bewegen sie dann weiter. Im klassischen Fall von To-Do nach Doing und zuletzt nach Done. Dort sammeln sich erledigte Aufgaben, also Erfolge. Sie werden also nicht sofort ausgemistet, nachdem sie erledigt sind. Vielmehr kann man sich das Erreichte noch einmal vor Augen halten und stolz darauf sein.

Die agile Methode Kanban erfreut sich schon seit seiner Entwicklung im Japan der 50er Jahre an großer Beliebtheit. In seinem Ursprung soll Kanban Produktionsabläufe vereinfachen und große Lagerstätten überflüssig machen, indem nur „geholt“ wird, was gerade gebraucht wird. Darauf basiert das Pull-, also Hol-Prinzip.

So entwickelte sich über die Jahre das Kanban-System für To-Dos. Liebhaber verwenden es sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Während manche die altbewährte Methode verwenden und sich Kärtchen oder Post-Its an eine Wand kleben, greifen immer mehr Menschen auf digitale Varianten wie Trello zurück.

Hier findest du alles, was du zum Thema Kanban wissen musst!

Wem nützt das Programm?

Im Grunde kann Trello für wirklich jeden von Nutzen sein. Wir alle haben doch regelmäßig To-Dos, die wir nicht vergessen dürfen. Dabei schaffen es manche ganz einfach einen Überblick zu behalten und sich gut zu organisieren, während andere gerne auf Unterstützung zurückgreifen. Und die gibt es in den verschiedensten Formen, wie zum Beispiel Trello.

Das Programm gibt es sowohl als mobile App, als auch als Desktopversion und kann somit von jedem immer und überall aufgerufen werden. Eine hilfreiche Zusatzfunktion ist das Erinnert-Werden von Trello, sobald man Deadlines an gewisse Aufgaben heftet.

Großer Selling-Point von Trello ist allerdings das Nutzen als Team. Die Software wird weltweit von tausenden Unternehmen verwendet und schafft den unterschiedlichsten Teams einen Überblick über ihre Aufgaben. Durch die Möglichkeit des Zuteilens von Aufgaben, wissen alle Beteiligten, wer was zu erledigen hat. Außerdem bekommen Nutzerinnen und Nutzer Benachrichtigungen, wenn ein Kärtchen, das ihnen (und womöglich anderen) zugeteilt ist, bewegt – also womöglich in eine andere Liste gezogen wird.

Trello für SCRUM Teams

Auch SCRUM User greifen gerne auf die Kanban Methode zurück und verwenden dafür Trello. Denn die SCRUM Artefakte lassen sich darin sehr gut veranschaulichen. Das Product Backlog in einem SCRUM Projekt ist im Grunde ein Pool an Anforderungen aus dem das SCRUM Team Sprint für Sprint solche Anforderungen zieht und erledigt.

Eine Liste in einem SCRUM Team Trello Board wäre somit beispielsweise das Product Backlog. Eine weitere das Sprint Backlog, das jeden Sprint neu gefüllt wird. Danach kann man auf die klassischen Listen To Do, Doing und Done zurückgreifen. Diese lassen sich natürlich noch erweitern, falls beispielsweise ein „Check“ der erledigten Aufgaben erforderlich ist.

Das Simple, Flexible und Transparente, das Trello seinen Nutzern bietet, war für Fans von Agilität wohl sehr schnell ein großer Vorteil.

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Das Tutorial jetzt auf YouTube

Wenn du Trello noch näher kennenlernen möchtest, dann schau dir doch unser Tutorial dazu auf dem Agile Heroes YouTube Kanal an. Dort erklärt die Agile Heroes Co-Founder Fabian Kaiser kurz aber ausführlich, wie du Trello am besten anwendest und dadurch zum Organisationstalent wirst!