OKR und Confluence – Ist Confluence das richtige Tool für deine Ziele?

Bei Intel entstanden und maßgeblich für den Durchbruch von Google als eines der erfolgreichsten Unternehmen der Welt, gewinnt das agile Zielsetzungsframework OKR zunehmend an Beliebtheit. Objectives und Key Results, wie OKR ausgeschrieben heißt, sind ein erstaunlich effektiver Weg eure strategischen Ziele bis zum operativen Tun herunterzubrechen. Mit dem Framework wird nicht nur das Arbeiten deiner Organisation zielgerichteter, sondern sie sind auch ein geeigneter Weg Wertschöpfung ganzheitlich zu denken und Kollaboration zu fördern. Aber wo kann ich meine Ziele in geeigneter Weise pflegen?

Confluence als digitale Heimat

Bei OKR nennt sich der Ort, an dem man Ziele und deren Erreichung transparent macht und eine Historie aller Organisationsziele abbildet, digitale Heimat. Vorwegzunehmen ist schonmal, dass Confluence ein geeignetes Tool dafür sein kann. Confluence ist eine Kollaborationssoftware des Anbieters Atlassian. Die Hauptzwecke dieser Software sind es eine Plattform für Wissensmanagement und den internen Wissensaustausch zu erschaffen. Ebenso kann das Tool zur Projektverwaltung und -dokumentation verwendet werden. Neben Textdarstellungsmöglichkeiten mit Funktionen zur Visuellen Darstellung und der Einbindung von Grafiken und verschiedenen Links, hat das Tool verschiedene Möglichkeiten Inhalte in Form einer verschachtelten Hierarchie auf übersichtliche Art und Weise zugänglich zu machen.

Genau hier entsteht der große Mehrwert in der Verwendung als digitale Heimat. Somit können wir nicht nur einen Reiter für unsere aktuellen Ziele erstellen, sondern auch durch eine einfache Sortierung alle vergangenen Ziele transparent zugänglich machen. Auch Strategische Vorgaben, eine Mission, die Vision und die Unternehmenswerte kannst du allen Nutzern zur Verfügung stellen. Dies hat den Vorteil, dass der Kontext der Ziele, also die Einordnung in das größere ganze, jederzeit möglich ist. Schließlich ist bei der Anwendung von OKR wichtig den Grund, also das „Why“ hinter jedem Ziel erkennen zu können. Ebenso kannst du alle organisationsspezifischen Regeln und Anpassungen, die bei deiner individuellen Anwendung relevant sind in einem weiteren Reiter darstellen. Auch spezifisches Wissen und allgemeine Informationen zum Thema OKR im gesamten können aufbereitet und dargestellt werden, sodass jeder Anwender mit der Verwendung des Tools auch ein kleines Basistraining, oder zumindest die Links zu Trainingsinhalten an der richtigen Stelle auffinden kann.

Ist ein spezielles Plug-In notwendig?

Über den Atlassian Marketplace bietet das Tool die Möglichkeit Funktionalitäten durch verschiedenes Plug-In und Ad-Ons zu erweitern. Die Frage, ob du eine solche kostenpflichtige Erweiterung für deine Confluence Umgebung benötigst, um OKR als digitale Heimat zu verwenden, kann ganz klar mit Nein beantwortet werden. Um alle notwendigen Bereiche darzustellen sind die Basisfunktionen von Confluence erstmal ausreichend. Wichtig ist es, dass du hierbei individuell auf die Struktur und Funktionen achtest, die im speziellen Fall herrschen eingehst und die Seite somit zielgerichtet auf die eigenen Bedürfnisse zuschneidest. Auch die Verknüpfung zum Arbeitsmanagement in Jira sind mit der Basisversion möglich. Lediglich für besondere Funktionen, wie beispielsweise die Darstellung des Fortschritts der Key Results mit einem Schieberegler, die Darstellung von Fortschritten in spezifischen, dynamischen Diagrammen, oder auch die Verknüpfung zu Toolings, welche sich außerhalb der Atlassian Software befinden, kann das kostenpflichtige Hinzufügen von Erweiterungen von Drittanbietern sinnvoll sein. Vorsicht bei Plug-Ins, die explizit auf das Thema OKR ausgerichtet sind. Diese können zwar teilweise hilfreich sein, müssen aber auf den speziellen Anwendungsfall von OKR in eurer Organisation passen. Dies sollte vor Kauf definitiv sorgfältig überprüft werden.

Wie setze ich meine digitale Heimat in Confluence auf?

Um anzufangen kann es sich lohnen auf Vorlagen aus anderen bekannten Projekten, oder solche, die bei einer Websuche gefunden werden zurückzugreifen. Dies kann helfen, um der digitalen Heimat eine Grundstruktur zu geben und gerade für die Zielerreichung ein geeignetes Template zu erstellen. Von dort aus solltest du die Struktur jedoch individualisieren and auf die Bedürfnisse der Organisation angepassten. Neben der Zielerreichung sind explizite Regeln, Strategie, Vision, Mission und Werte, sowie Schulungsunterlagen wichtige Punkte, die in die digitale Heimat einfließen können. Darüber hinaus sollten alle relevanten Dokumente und Webpages verlinkt werden, die in der täglichen Arbeit an den Zielen benötigt werden. Ebenso legt OKR, wie alle agilen Frameworks, ein System nahe, dass kontinuierlich zyklisch weiterentwickelt wird. So gesehen ist die Plattform auch nach dem Aufsetzen noch nicht am Ende ihrer Funktionen und Möglichkeiten, sondern du solltest sie von da an den Bedürfnissen der internen Anwendung des Frameworks ständig weiter anpassen. Da Confluence hierbei keine Einschränkungen unter den Nutzern hat, kann jedes bearbeitende Mitglied Änderungen an der Struktur und am Inhalt der Seiten vornehmen. Dies ist zum einen Chance in der Zusammenarbeit, da auch Teammitglieder selbstständig Fortschritte pflegen und Strukturen sinngemäß weiterentwickeln können. Eine Gefahr ist jedoch, dass sie die Strukturen in nicht gewünschter Form neugestalten, oder Inhalte in ungewünschter Weise verfälschen, oder abändern. Hierfür bietet Confluence keine geeigneten Beschränkungsmöglichkeiten.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass Confluence eine der besten Möglichkeiten OKR toolseitig abzubilden. Die Kombination aus Flexibilität in der Gestaltung und Visualisierungs- und Verlinkungsmöglichkeiten ergeben eine gute Mischung für eine digitale Heimat. Nur bei Zugriffs- und Bearbeitungsrechten ist aufzupassen, damit das Tool auch im Laufe der Nutzungsdauer seine angestrebte Struktur im Sinne des Projekts beibehält und somit langfristig positiv zur Transparenz der Zielerreichung beiträgt.