Was ist ein PI Planning? Programminkrement-Planung erklärt

Die Programminkrement (PI) Planung ist ein zentraler Prozess im agilen Rahmen, der alle 8-12 Wochen stattfindet, um Teams eine kohärente Ausrichtung und Vision zu geben. Während dieser bis zu zweitägigen Treffen evaluieren Stakeholder und Teams den Programmbacklog, setzen Prioritäten, diskutieren Ziele, identifizieren Abhängigkeiten und legen die strategische Ausrichtung fest. In der agilen Methodik fördert das PI Planning die Bildung eines Agile Release Trains (ART), der eine effektive Koordination und Entscheidungsfindung über die Produktentwicklung innerhalb der Teams ermöglicht.

Was sind die Vorteile eines PI Plannings?

Das Programminkrement (PI) Planning bietet signifikante geschäftliche Vorteile, die die Effizienz und Effektivität in der agilen Produktentwicklung maßgeblich steigern. Zu diesen Vorteilen zählen:

• Förderung direkter Kommunikation: Durch das Zusammenbringen aller Teammitglieder und Stakeholder fördert das PI Planning offene Gespräche und direkten Austausch, was Missverständnisse minimiert und eine klare Ausrichtung sicherstellt.

• Aufbau eines sozialen Netzwerks: Das PI Planning stärkt das soziale Gefüge innerhalb des Agile Release Trains (ART), was für eine erfolgreiche agile Transformation unabdingbar ist.
• Ausrichtung auf Geschäftsziele: Durch die Integration des Unternehmenskontexts, der Vision sowie der Ziele von Teams und ART in den Planungsprozess wird sichergestellt, dass die Entwicklungsarbeit stets im Einklang mit den übergeordneten Geschäftszielen steht.
• Identifikation von Abhängigkeiten: Das PI Planning hilft, Abhängigkeiten zwischen Teams und über ARTs hinweg frühzeitig zu erkennen, was eine koordinierte und effiziente Arbeitsweise fördert.
• Förderung von Zusammenarbeit: Die Veranstaltung schafft eine Plattform für die Zusammenarbeit über Team- und ART-Grenzen hinweg, was die Lösung von Problemen und die Nutzung von Synergien ermöglicht.
• Architektur- und UX-Beratung: Das PI Planning bietet den Rahmen, um über Architektur und User Experience (UX) im richtigen Maße zu beraten, was die Produktqualität und Nutzerzufriedenheit steigert.
• Anpassung von Nachfrage und Kapazität: Durch die Abstimmung von Nachfrage und Kapazitäten hilft das PI Planning, Überarbeitung und Verschwendung zu vermeiden und sorgt für einen effizienten Einsatz von Ressourcen.
• Beschleunigte Entscheidungsfindung: Die direkte Kommunikation und die klare Identifikation von Prioritäten und Abhängigkeiten im Rahmen des PI Plannings ermöglichen schnelle und fundierte Entscheidungen.

Der PI Planning Prozess

Ein effektives PI Planning benötigt sorgfältig vorbereitete Inputs, um den Prozess zu leiten und zu informieren. Zu den wesentlichen Eingaben gehören:

• Geschäftskontext: Ein umfassendes Verständnis des Geschäftskontextes, der für die Entscheidungsfindung und Priorisierung von Features unerlässlich ist.
• Roadmap und Vision: Eine klar definierte Roadmap und Vision helfen, die langfristigen Ziele zu visualisieren und die Ausrichtung des Teams zu gewährleisten.
• Höchste Priorität Features des ART Backlogs: Die Identifizierung und Priorisierung der wichtigsten Features im Backlog des Agile Release Trains (ART) stellen sicher, dass das Team auf die entscheidenden Aufgaben fokussiert ist.

Vorbereitung:

Das PI-Planning ist ein wichtiges Ereignis, das Vorbereitung, Koordination und Kommunikation erfordert. Es wird vom RTE und den Teilnehmern, darunter Geschäftsinhaber und agile Teams, durchgeführt. Die Vorbereitung auf das PI-Planning umfasst drei Hauptbereiche: organisatorische Bereitschaft, inhaltliche Bereitschaft und logistische Bereitschaft. Jeder dieser Bereiche ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung.

• Organisatorische Bereitschaft (Organizational Readiness): Bezieht sich auf die strategische Ausrichtung der Organisation, einschließlich der Abstimmung zwischen Stakeholdern, Geschäftsinhabern und Teams, sowie die Zuweisung kritischer Rollen vor dem Planning.
• Inhaltliche Bereitschaft (Content Readiness): Bedeutet, dass alle notwendigen Informationen und Planungsinhalte, wie Produktvision, Roadmap und Prioritäten des Backlogs, geklärt und verfügbar sind, um eine zielgerichtete Planung zu ermöglichen.
• Logistische Bereitschaft (Logistics Readiness): Umfasst die praktische Vorbereitung des Events, darunter die Verfügbarkeit geeigneter Räumlichkeiten und technischer Hilfsmittel für die Teilnehmer, sowohl vor Ort als auch virtuell, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.

Ablauf eines PI Plannings

Tag 1

Business Context - Ein Geschäftseigentümer oder leitender Angestellter stellt den aktuellen Geschäftszustand vor, teilt die Vision des Portfolios und bietet eine Einschätzung dazu, wie gut bestehende Lösungen die aktuellen Kundenbedürfnisse erfüllen.

Product/solution vision - Das Produktmanagement stellt die aktuelle Vision vor, repräsentiert durch die zehn wichtigsten bevorstehenden Funktionen. Sie heben Änderungen gegenüber der letzten PI-Planung hervor und weisen auf relevante Meilensteine hin.

Architecture vision and development practices - Der Systemarchitekt präsentiert die Architekturvision, während ein leitender Entwicklungsmanager möglicherweise agile-fördernde Änderungen in den Entwicklungspraktiken, wie Testautomatisierung, DevOps, Continuous Integration und Continuous Deployment, vorstellt, die die Teams im kommenden PI übernehmen werden.

Planning context and lunch - Der Release Train Engineer (RTE) stellt den Planungsprozess und die erwarteten Ergebnisse vor, gefolgt von einer Mittagspause.

Team Breakouts - In den Teambesprechungen schätzen die Teams ihre Kapazität für jede Iteration und bestimmen die Backlog-Items, die für die Realisierung der Features notwendig sind. Sie erstellen Entwürfe für die Iterationspläne und identifizieren Risiken sowie Abhängigkeiten. Zusätzlich erstellen sie PI Objectives welche Ziele für die jeweiligen Teams für das PI sind. Die vorläufigen Team-PI-Objectives beinhalten auch „unverbindliche PI-Objectives“, die wegen Unsicherheiten oder Risiken vom Team nicht fest zugesagt werden. Diese dienen nicht als zusätzliche Aufgaben, sondern erhöhen die Planungssicherheit und bieten eine frühzeitige Warnung für das Management.

Draft Plan Review– Während des Draft Plan Reviews werden die Entwurfspläne präsentieren in denen die Teams ihre wichtigsten Planungsergebnisse, einschließlich Kapazitäten und Belastungen, Entwürfe der PI-Ziele, potenzielle Risiken und Abhängigkeiten. Geschäftsinhaber, Produktmanagement sowie andere Teams und Stakeholder überprüfen diese und geben Feedback.

Management review and problem-solving - In der Managementüberprüfung und Problemlösungssitzung werden Herausforderungen wie Umfang, personelle und ressourcenbedingte Einschränkungen sowie Abhängigkeiten der Entwurfspläne diskutiert. Das Management kann Umfangsänderungen verhandeln und durch verschiedene Plananpassungen Probleme lösen. Der RTE moderiert diese Sitzungen, um sicherzustellen, dass alle Hauptbeteiligten so lange wie nötig zusammenbleiben, um die notwendigen Entscheidungen für realisierbare Ziele zu treffen.

Tag 2

Planning adjustments – Am folgenden Tag beginnt das Ereignis damit, dass das Management Änderungen im Planungsumfang sowie Anpassungen bei Personal und Ressourcen vorstellt.

Team breakouts #2 – In der zweiten Phase der Teambesprechungen setzen die Teams ihre Planung fort und nehmen die notwendigen Anpassungen vor. Sie finalisieren ihre Ziele für das Programminkrement, denen die Geschäftsinhaber dann einen Geschäftswert zuweisen.

Final plan review and lunch – Während der abschließenden Planüberprüfung stellen alle Teams ihre Pläne der Gruppe vor. Jedes Team präsentiert am Ende seines Zeitfensters seine Risiken und Hindernisse. Die Geschäftsinhaber bewerten dann, ob der Plan akzeptabel ist. Bei Zustimmung wird das PI-Zielblatt des Teams sichtbar für alle präsentiert, um die gemeinsamen Ziele in Echtzeit zu enthüllen. Bei Bedenken können die Teams den Plan anpassen und erneut vorstellen.

ART PI Risks – Während der Planung identifizieren die Teams Risiken und Hindernisse, die ihre Zielerreichung beeinträchtigen könnten. Diese werden im Rahmen eines umfassenderen Managements besprochen und in Kategorien wie gelöst, übernommen, akzeptiert oder abgemildert eingeteilt, je nachdem, wie mit dem Risiko umgegangen wird.

Confidence vote – Nachdem die ART PI-Risiken angesprochen wurden, stimmen die Teams über ihr Zuversicht ab, ihre PI-Ziele zu erreichen. Die Abstimmung erfolgt entweder physisch durch ein Handzeichen (Fünf-Finger-Methode) oder digital bei Fernveranstaltungen. Ein Durchschnittswert von drei oder mehr gilt als Zustimmung des Managements zum Plan. Bei weniger als drei muss das Team seinen Plan überarbeiten. Personen, die zwei oder weniger wählen, sollten ihre Bedenken äußern dürfen, die dann möglicherweise zu weiteren Risikoanalysen oder Plananpassungen führen.

Plan rework – Falls nötig, passen die Teams ihre Ziele an, um ein hohes Maß an Vertrauen in ihre Pläne zu gewährleisten. Diese zusätzliche Planungsphase ist ein wichtiger Moment, in dem die Ausrichtung und das Engagement wichtiger sind als das strikte Einhalten eines Zeitplans.

Planning retrospective and moving forward – Zum Abschluss führt der RTE eine kurze Retrospektive für das PI-Planungsevent durch, um zu erfassen, was gut lief, was nicht und wie man es beim nächsten Mal besser machen kann.

Rollen im PI Planning

Um das PI-Planning und die damit verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen, ist es wichtig, die verschiedenen Beiträge jedes Teilnehmers zu kennen.

Der Release Train Engineer (RTE) koordiniert und moderiert die Veranstaltung, unterstützt von den agilen Teams und deren Führungskräften, die für die Umsetzung von Lean- und Agile-Praktiken sorgen.

Business Owner sind zentrale Figuren im ART, verantwortlich für technische und geschäftliche Belange. Sie bieten Führung und Unterstützung durch ihre Vision, obgleich agile Teams eigenständig agieren. Ihre Rolle umfasst Coaching, während sie die operative Umsetzung dem ART überlassen.

Product Manager - Im Rahmen des PI Plannings obliegt es dem Produktmanager, die Priorisierung der Features zu steuern. Er gestaltet die Lösung und trägt mit seinen Einsichten dazu bei, dass die Produktentwicklung den Kundenerwartungen gerecht wird. Seine Rolle ist für den fortlaufenden Erfolg des Produkts kritisch, da er die Entwicklung über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleitet. Für komplexere Projekte kann ein Team aus Produktmanagern erforderlich sein.

Product Owner - Als Mitglied des agilen Teams spielt der Product Owner eine zentrale Rolle bei der Ausrichtung des Team-Backlogs auf die Bedürfnisse von Kunden und Stakeholdern.

Systemarchitekten - Systemarchitekten definieren die Architekturvision, um den Agile Release Train (ART) auf eine gemeinsame Ausrichtung zu bringen, wodurch eine konsistente Entwicklungsrichtung gewährleistet wird.

Scrum Master - Der SAFe Scrum Master agiert als unterstützender Führer und Coach, ähnlich dem RTE. Er begleitet die Teams und den Agile Release Train durch den gesamten Prozess, um die Erreichung der Lieferziele zu fördern, indem er sich um Koordination, Coaching und Mentoring kümmert.

Entwickler - Im PI Planning spielen Entwickler eine aktive Rolle bei der Planung und Schätzung der Arbeit für das kommende Programminkrement. Sie arbeiten eng mit dem Produktmanagement, Product Ownern und anderen Stakeholdern zusammen, um die Prioritäten des Backlogs zu verstehen, Abhängigkeiten zu identifizieren und realistische Einschätzungen für die Fertigstellung der Arbeit zu geben. Ihre Mitwirkung ist entscheidend für das Erstellen realisierbarer Pläne und das Festlegen von Team-PI-Zielen, die auf ihre Fähigkeiten und Kapazitäten abgestimmt sind.