Remote Agil Arbeiten – Erfahrungsbericht aus dem Scrumpanion „Headquarter”

„Wir, das Team von Scrumpanion, arbeiten schon seit mehreren Jahren im Homeoffice. Die remote Arbeit ist sozusagen schon fester Teil unserer Kultur geworden.“

Da wir in dieser Zeit viele Erfahrungen gesammelt haben, wie wir am besten remote als agiles Team zusammenarbeiten, möchten wir diese hier gerne mit euch teilen.

Unsere Scrum Meetings

Die Scrum Meetings geben auch im Homeoffice eine feste Struktur vor. Aufgrund der verschiedenen Zeitzonen unserer einzelnen Teammitglieder haben wir unser 15-minütiges Daily am frühen Nachmittag. Die Kollegen in Asien verabschieden sich kurze Zeit danach meist in den Feierabend, während unser Kollege in Ecuador mit unserem Daily in den Tag startet. Nach dem Daily verabreden sich oft einzelne Teammitglieder zu einem tieferen Austausch in kleinere Team Calls. Diese Zeit halten wir uns generell frei, damit der Raum da ist, falls es etwas zu besprechen gibt.

Unser Sprintwechsel findet im zwei Wochen Rhythmus statt. Zeitversetzt hat an einem Dienstag das Dev-Team seinen Sprintwechsel und die Woche darauf das Marketing- und Design Team. Nach mehreren Varianten, wie einwöchigem Sprintwechsel oder auch gemeinsamen Sprintwechsel hat sich diese Variante als beliebteste und effizienteste bei uns durchgesetzt. Hier können wir euch nur ermuntern: Trial-and-Error. Bei uns hat es ein wenig gedauert, bis wir uns so eingegroovt haben.

Während beim Review verschiedene Teammitglieder ihrer Arbeit per Screensharing dem ganzen Team zugänglich machen und beim Planning der Scrum Master sein JIRA-Board mit allen Anwesenden per Sharing teilt, nutzen wir zu Beginn jeder Retrospektive unsere Scrumpanion App, in der jeder seine Happiness mitteilt. Dies ist unser Aufhänger für eine Runde was ist gut gelaufen, was ist nicht so gut gelaufen, was möchten wir im kommenden Sprint verbessern. Bevor wir unsere App hatten, haben wir unseren Happiness Index per Slack-Chat geteilt. Jetzt können wir zeitgleich abstimmen, ohne das Voting der Kollegen zu sehen. Und als weiteres Plus können wir die Entwicklung unseres Happiness Index über die letzten Wochen in der History der App verfolgen und haben so immer einen guten Überblick, wie die Stimmungslage im Team ist.

Die Refinement Meetings finden bei uns auch im zwei Wochen Rhythmus statt, hier bereiten wir das jeweilige Backlog für das folgende Planning vor, diskutieren Details der anstehenden Stories und schätzen diese mit unserer App. Dies erleichtert uns das Planning immer ungemein.

Kommunikationskanäle

Unsere Kommunikation außerhalb der Meetings läuft hauptsächlich über Slack. Dort haben wir Channels zu verschiedenen Themen, z.B. einen Developer Channel für den technischen Austausch, einen Scrumpanion Channel für die neuesten Produktnews, einen Firmen Channel in dem wir Organisatorisches wie z.B. Infos zu unserem Sommerfest posten, einen Marketing Channel, in dem sich vor allem das Marketing-Team austauscht, der Rest des Teams aber auch gerne seine Meinung abgeben kann. Außerdem läuft hier viel Kommunikation in Einzel- oder auch Gruppenchats. Unsere Meetings machen halten wir über Google Meet und sind sehr zufrieden damit.

Seit Kurzem nutzen wir neben JIRA, in dem wir die einzelnen Aufgaben unserer Projekte strukturiert abbilden, auch die Gmail Applikation Drag. Hier können wir unsere ankommenden Mails auf Boards strukturieren und uns gegenseitig zuweisen, sowie Notizen für die gemeinsame Weiterbearbeitung der E-Mails verfassen. So werden wir nicht alle von der Welle ankommender Mails überrollt.

Das stärkt unseren Zusammenhalt über die Distanz: Remote agil

• Kamera an

Es ist keine Pflicht, aber jeder von uns ist immer gerne gesehen und das ganz wörtlich gemeint. Inzwischen hat es sich etabliert, dass wir in unseren Meetings die Kameras anhaben, und das hat viel mit uns gemacht. Wir nehmen einander viel besser wahr, haben ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit. Unsere Meetings beginnen oft mit kurzen Gesprächen darüber, wo sich jemand aus unserem Team gerade befindet, da sich immer mal wieder die Szenerie im Hintergrund ändert und da wird natürlich neugierig nachgefragt. Sei es unser Geschäftsführer, der gerne mal aus seinem mobilen Office (=Auto) an unseren Meetings teilnimmt oder aus dem Wohnzimmer bei seiner Verwandtschaft in Ungarn oder unsere Scrum Masterin die auch mal ein Meeting aus dem Zug moderiert oder unser Designer strahlt uns aus unseren firmeneigenen Apartments in Budapest entgegen. Manchmal haben wir so sogar das Gefühl uns näher zu sein, als wenn wir alle in einem Büro sitzen würden 😉

Angefangen haben wir mit der Regel: Wer spricht macht die Kamera an, wenn es denn möglich ist. Das hat sich mit der Zeit aber so entwickelt, dass sie bei fast allen von uns während des gesamten Meetings an ist. Und wer einen Bad-Hair-Day hat, darf sie natürlich auch beim Sprechen ausgeschaltet lassen.

• Privater Austausch erwünscht

Fast all unsere Meetings beginnen mit einem kurzen Austausch. Eigentlich hat fast immer jemand von uns etwas zu erzählen. Das ersetzt ein wenig den Plausch in der Kaffeeküche. Unsere Scrum Masterin achtet natürlich trotzdem drauf, dass das nicht aus dem Ruder läuft und wir zeitlich im Rahmen bleiben. Auch in Einzel- oder Kleingruppen Calls ist immer etwas Zeit für einen privaten Austausch und das ist eines unserer Erfolgsgeheimnisse, wie wir uns auch auf die Distanz nahe fühlen. Wir sind Menschen und brauchen den sozialen Austausch, das ist umso wichtiger, wenn wir alle getrennt voneinander zu Hause im Büro sitzen. Unser Geschäftsführer lebt das selbst vor und wir sprechen ohne schlechtes Gewissen alle auch über Privates, wenn es sich ergibt. So viel Zeit muss einfach sein. Das hat uns auf lange Sicht auch produktiver gemacht, da wir dann zumeist voller Energie an die anstehenden Aufgaben gehen.

• Unsere wöchentlichen Townhall-Meetings

Ein weiterer Faktor unserer erfolgreichen Zusammenarbeit im Homeoffice liegt in unseren wöchentlichen Townhall-Meetings.

Hierbei kommen die Mitglieder aller Teams (Development, Marketing, Backoffice) zusammen, außerdem nehmen auch Kollegen teil, die sich in externen Projekten befinden.

Zu Beginn des Townhalls (wie wir es abgekürzt nennen) gibt es eine Runde, in der jeder kurz berichtet, was in der letzten Woche Wichtiges in seinem Bereich passiert ist. Bei grundlegenden Dingen gibt es eine kurze Präsentation oder einen Bericht von einzelnen Teammitgliedern. Zum Abschluss des Meetings, das bei uns eine halbe Stunde dauert, gibt unser Geschäftsführer eine Zusammenfassung der wirtschaftlichen Lage, der anstehenden Projekte und allgemeine Infos, die für alle von Interesse sind. So sind wir unternehmensweit immer auf demselben Stand und sehen und hören wöchentlich auch von den Kollegen, die in anderen Teams oder Projekten arbeiten. Das führt bei uns zu einem gesteigerten Teamgefühl, auch über die einzelnen Projektteams hinaus.

• Unsere halbjährlichen Treffen

Zweimal im Jahr trifft sich das gesamte Team an einem Ort.

Im Sommer ist das meist eine Sommerparty, zu der auch unsere engsten Kunden eingeladen werden. Dies ermöglicht es auch ihnen uns in regelmäßigen – wenn auch großen – Abständen persönlich zu treffen.

Im Dezember findet unsere firmeninterne Weihnachtsfeier in Budapest statt. Doch in dieser Zeit feiern wir nicht nur, sondern halten in unseren Office Apartments Strategiemeetings für die Zukunft der Firma ab und kommen in den Genuss von Achtsamkeits Workshops unserer Scrum Masterin.

Diese beiden persönlichen Treffen tragen uns immer durch das Jahr und sind – zumindest außerhalb der Pandemie – zu tragenden Säulen unserer Zusammenarbeit geworden.

Remote agil arbeiten: Fazit

Remote Arbeit hat für uns auch viele Vorteile, die wir nicht mehr missen wollen und die unser aller Leben sehr flexibel macht. Wir hoffen euch in diesem Artikel ein paar gute Anregungen für eure agile Zusammenarbeit im Homeoffice gegeben zu haben.

Solltest du dir noch mehr Tipps wünschen, dann sei gespannt auf den zweiten Teil unseres Artikels, in dem wir mit dir unsere 9 Tipps teilen, um erfolgreich remote agil zu arbeiten.

SCRUMPANION

Silja Koble, Scrum Master

Dieser Artikel stammt aus der Feder unserer Kolleginnen und Kollegen und diesjährigen Speakern am Agile Heroes Festival von Scrumpanion. Silja Kolbe ist dort Scrum Mastern.

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